Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования. На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д. При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования. После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.
На этапе подписания договора контрагентом, система безопасности СЭД исключает риски подлога и фальсификации договора, имея возможность интеграции с определителем текста и сверки подписанного документа с оригиналом. Дальнейшее хранение договоров предусматривает уровни доступа, исходя из которых возможна та или иная работа с документом.
Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами. Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива, модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно. Если при этом СЭД представляет собой роботизированную технологию, то есть, когда всеми процессами самостоятельно и в автоматическом режиме управляет интеллектуальный робот, тогда компания получает дополнительные преимущества. Например, система электронного документооборота Flexbby от флексби, внутри которой находится умный робот-бот, позволяет увеличить производительность в 4 раза и снизить себестоимость на 65%. С помощью него возможно вносить изменения в уже автоматизированные бизнес-процессы и добавлять новые. Это особенно актуально при частой смене модели ведения бизнеса компании, а это неизбежно в условиях быстро меняющейся конъюктуры рынка. Именно с такой разработкой можно обогнать конкурентов на 3-5 лет вперед и соответствовать при этом современным мировым трендам, предъявляемым к IT-инфраструктуре компании.